Тайм-менеджмент для фрилансеров: охота на время

У фрилансеров с отдыхом непростые взаимоотношения. Многие удаленщики им пренебрегают в погоне за солидными заработками. Кажется, вот отвечу на это объявление, немного потружусь в режиме нон-стоп, а потом уже и отдохну. Но в реальности, круг трудовой деятельности без перерывов быстро замыкается, и вырваться стает сложно. В итоге появляются усталость, неопределенности со здоровьем и пониженная работоспособность.

Поэтому фрилансерам важно научиться отдыхать. Причем не только в формате классического отпуска, а ежедневно. Для этого достаточно устраивать паузы между выполнением задач. Их формат полностью зависит от личных предпочтений фрилансера. Можно выйти прогуляться на улицу, выпить кофе, посмотреть серию любимого сериала и позвонить близкому человеку. Главное, чтобы перерыв отличался от основной деятельности, не был связан с компьютером и не подразумевал мыслей о выполняемом проекте.

Давно доказано, что человек способен концентрироваться на решении задачи не более 60-90 минут, после чего необходимо переключать внимание. Иногда достаточно 10-15 минут, чтобы выйти из творческого ступора.

И обязательно необходимо обеспечивать себе полноценный сон. Его недостаток серьезно сказывается на трудоспособности и грозит еще большей потерей драгоценных часов и минут. Спите в комфортное время, и старайтесь, чтобы продолжительность сна полностью соответствовала потребностям вашего организма.

Тайм-менеджмент (с англ. time management) – это совокупность методов, позволяющих эффективно управлять временем. Они базируются на четырех основных принципах:

• умение ставить цели;
• правильное распределение приоритетных задач;
• применение инструментов планирования;
• формирование привычек.

Если определить ключевой момент тайм-менеджмента, то это - регулярное планирование работы. Оно поможет выделить основные таски, требующие решения в течение последующих 8-10 часов, и грамотно распределить время для их выполнения.

При этом самые трудные задания следует запланировать на часы, когда вы сможете максимально сконцентрироваться. Как правило, наиболее продуктивным считается утро и первая половина дня.

Пункты в списке можно обозначить заглавными буквами алфавита, где А будет отвечать за самое значимое дело, а Д – малосущественное. Самое главное, не браться за выполнение задачи В, если еще не завершена Б. Метание между проектами и постоянное возвращение то к одному, то ко второму существенно снижает эффективность. Согласно исследованиям -  в целых 5 раз!

Обязательно в плане следует прописать время отдыха, а также возможные помехи. В течение дня можно вносить корректировки, если случаются непредвиденные обстоятельства.

Спонтанность рациональному использованию времени не товарищ. А вот планирование - хороший друг. И в тайм-мендежменте ему уделяется особое внимание. Именно оно позволит грамотно использовать рабочие сутки.

Но планировать тоже нужно уметь. Во-первых, график должен иметь физический вид. Будет это блокнот или компьютерная программа не столь важно. Во-вторых, планов требуется несколько. В идеале – дневной, месячный и годовой. В последний следует включить долгосрочные цели, к которым вы будете двигаться на протяжении 12 месяцев. Их должно быть не меньше пяти, иначе о продуктивности и развитии не может быть и речи.

Ежедневное планирование дает возможность ничего не упускать, особенно когда заданий слишком много, и все они из разных областей. Оно помогает учитывать все детали, но не распылятся на второстепенные дела, а фокусироваться на действительно важных задачах.

Четкий дневной план избавляет от нервозности и рассеянности. Подробное структурирование дел придает спокойствия и уверенности, а также дарит чувство удовлетворенности, ведь вы будете успевать многое, и в конце дня четко видеть результаты трудодеятельности.

Как же составить результативный план на день? Здесь у тайм-менеджмента заготовлены особые методы. К наиболее действенным относятся следующие:

1. Принцип Парето

Сегодня его предпочитают применять в абсолютно разных сферах, и в планировании он тоже сгодился. Его главная мысль заключается в том, что достаточно приложить 20% усилий, чтобы получить 80% результатов.

2. Матрица Эйзенхауэра

Данная методика актуальна для расстановки приоритетов при сортировке текущих дел. Порой сложно выделить наиважнейшую задачу, и здесь пригодится вышеупомянутая матрица. Она представляет собой мини-таблицу с категориями.

3. Пирамида Франклина

Это фактически готовая система планирования, которую изобрел американский политический деятель в юные 20 лет. Она имеет вид пирамиды, состоящей из следующих ступеней (начиная с фундамента):

• главные жизненные ценности;
• глобальная цель;
• генеральный сценарий достижения цели;
• долгосрочный годовой план;
• краткосрочный план;
• план на день.

4. Ешьте лягушку на завтрак

Этот метод базируется на том, что сначала нужно выполнять трудоемкие задачи, а потом приступать к более мелким и простым. Такой подход позволяет оставаться эффективным в течение дня, ведь после выполнения самого сложного дела появляется удовлетворение и хороший стимул к дальнейшей активности.

5. Интеллект-карты

Их создание позволяет схематически разбить определенный период на этапы с подробным описанием задач и их решением. Рисовать карту можно на бумаге или же воспользоваться специальными онлайн службами.

Чтобы стать на путь тайм-менеджмента с минимальными нервами и потерями, стоит воспользоваться специальными сервисами, которые помогут с управлением временем без стрессов. Благо сегодня их в интернете предостаточно. И, чтобы выбрать оптимальный, придется осуществить мониторинг. Начать лучше с наиболее популярных. Среди них числятся:

• Time Doctor

Приложение помогает контролировать производительность работы. Его часто используют для отслеживания работы команды фрилансеров. Программа подразумевает наличие тайм трекера, которое необходимо активировать при начале деятельности. Плюс она периодически делает скриншоты, причем совершенно неожиданно, что значительно повышает эффективность работы сотрудников.

• Asana

Эффективный планировщик, в котором вы можете формировать рабочий график, добавлять долгосрочные задачи в календарь и оставлять время на отдых. Удобный интерфейс позволяет делать это максимально понятно и удобно.

• Google Calendar

Сервис, доступный каждому, также отлично подходит для управления временем.  Это полноценный базовый планер, в котором присутствуют все необходимые опции для создания списка задач и контроля над их выполнением.

• Tick Tick

Один из наиболее востребованных планировщиков, обладающий достаточно богатым функционалом. В нем даже предусмотрена такая полезная функция, как трекер привычек. А еще сервисом можно пользоваться абсолютно бесплатно.

• do

А вот это приложение уже давно функционирует, поэтому представляет собой практически совершенный планировщик. В нем имеется все необходимое – от календаря с напоминаниями до to-do списков. И еще, все данные в сервисе легко синхронизируются между смартфоном и лэптопом.