Полезные функции Google таблиц, о которых, возможно, вы не знали

Несомненно, достоинств у онлайн-сервиса предостаточно для того, чтобы оставить позади традиционную и для многих привычную электронную таблицу в формате Excel. Прежде всего это:

• Облачность, за которой стоит доступ онлайн в любое время и из любого места. Плюс можно работать и в автономном режиме.
• Бесплатность. Просто берете и пользуетесь без каких-либо ограничений.
• Универсальность. Работает на всех устройствах. Смартфон, планшет или ПК – удобный просмотр и редактирование гарантировано.
• Функциональность. Она бесспорно впечатляет, и способствует популярности сервиса у профессионалов из разных областей.

Что главное в работе с документами? Это скорость ввода данных. И в случае с гугл формами сэкономить время можно очень существенно, если знать полезные опции.

Так, если нужно создать новую электронный документ, не обязательно проходить весь путь из главного меню Google. Достаточно ввести в адресную строку «sheet.new», и пустой документ появится без лишних команд. Главное, чтобы вы вошли в свою учетную запись.

Следующий важный фактор экономии времени – сочетания клавиш. В таблицах их достаточно много. Найдите гайд по ним, и выберите наиболее актуальные. Начав их применять, вы очень быстро запомните все сочетания, и будете активно ими пользоваться. Например, нажав Ctrl и точку с запятой, вы добавите текущую дату.

Если в работе с Google Sheets вам приходится выполнять повторяющиеся рутинные действия, просто автоматизируйте их. Для этой цели есть опция «макрос». Всё, что нужно сделать для ее активации – это зайти в «Инструменты» и нажать одноименное поле. После этого следует кликнуть «Записать макрос», выбрать ссылку на ячейку и выполнить действия, которые вы хотите записать. Нажмите «Сохранить», и пользуйтесь на здоровье.

Не забудьте о безопасности при командной работе. Если не хотите увидеть нежелательные изменения после просмотра документа другими участниками, воспользуйтесь опцией блокирования ячеек. Выделите то, что нуждается в ограничение доступа, и кликните в меню «Данные», а потом «Защищенные листы и диапазоны».

Вы можете при необходимости скрыть любую строку. Щелкните ее номер в сером столбце в дальнем левом углу экрана, и выберите «Скрыть строку» в появившемся меню. Если вы хотите снова отобразить строку, щелкните черные стрелки, появившиеся на ее месте в том же столбце слева от экрана.

Google таблицы: помощь в решении задач

Одна из важных и полезных функций гугл таблиц – синхронизация с другими приложениями. Для каждой профессиональной области найдется своя актуальная интеграция. Например, синхронизация контактов Facebook или создание мероприятий из Гугл календаря.

Также существует возможность импорта сведений с веб-сайтов и RSS-каналов:

• ImportHTML (таблицы и списки HTML);
• ImportFeed (записи RSS);
• ImportData (файлы CSV из Интернета);
• ImportXML (настраиваемый раздел веб-страницы).

Если нужно добавить изображение, достаточно ввести = IMAGE («его URL-адрес»). Все просто и быстро.

Что касается текстового наполнения, то его тоже легко форматировать при помощи функций. Наиболее востребованные из них:

• UPPER – изменение регистра букв на прописные;
• LOWER – изменение регистра букв на строчные;
• TRIM – удаление лишних пробелов.

Для автоматического перевода на другой язык достаточно применить GOOGLETRANSLATE, а для его определения – DETECTLANGUAGE.

Еще одна полезная опция – фильтрация данных. Она позволяет отсортировать контент в алфавитном порядке или по определенным значениям. Для ее использования нужно зайти во вкладку «Данные» и нажать «Создать фильтр».

В целом, при помощи формул в Google Sheets можно решить много различных задач. Их общее число достигает почти 400 вариантов, а если быть точнее – 371. Алгоритм их работы один и тот же:

• Ввод знака «=»
• Далее – название функции (есть система подсказок)
• И в скобках указание данных для обработки.

Достаточно начать вводить название формулы и вы увидите выпадающий список в гугл таблицах с подсказкой и справочной информацией о ее действии.

Так, одной из таких полезных опций является ISEMAIL. Она позволяет проверить список электронных адресов на правильность написания. Напротив каждого элемента она даст ответ «верный» или «ложный». Точно также можно проверить и URL-адреса, используя значение ISURL.

Не примените возможностью воспользоваться искусственным интеллектом, чтобы выполнять различные типы анализа данных и создавать за вас сложные диаграммы. Наведите указатель мыши на значок в виде звездочки в правом нижнем углу экрана, и нажмите «Исследовать». В документе появится панель с информацией о ваших данных.

Кроме того, электронную таблицу легко экспортировать в различные форматы с помощью параметра «Загрузить как» в меню «Файл». Однако, если нужно дать прямую ссылку для загрузки данных в формате PDF, тогда следует воспользоваться скрытой командой. Для этого скопируйте URL-адрес вашей электронной таблицы, и замените слово «редактировать» в конце на «export? format = pdf». При открытии этой ссылки сразу же будет представлен ПДФ-документ.

Предоставляя общий доступ к электронному документу, вы можете настроить получение уведомлений о каждом изменении или добавлении в ней. Найдите параметр «Правила уведомлений» в меню «Инструменты», чтобы задать личные предпочтения по частоте сообщений.

Да, и не стоит тратить уйму времени на создание подходящей формы. Воспользуйтесь готовыми шаблонами, которых предостаточно в интернете в свободном доступе.